La digitalización de documentos y actividades empresariales ha ayudado a facilitar operaciones internas en varios sectores. Al conocer los beneficios de la firma electrónica de documentos e implementarlo en la compañía, automáticamente se están agilizando los acuerdos y mejorando los flujos de trabajo. 

La firma electrónica es la forma digital de la firma común en papel y representa la voluntad de una persona de aceptar, aprobar o rechazar el contenido del documento, que es estos caso sería en formato digital. 

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es una técnica matemática utilizada para validar la autenticidad e integridad de un mensaje, software o documento digital. 

La firma digital, a diferencia de la firma tradicional, no es un nombre sino que consta de dos claves o secuencias de caracteres separadas con el fin de aplicar mecanismos criptográficos al contenido del documento y demostrar al receptor que: 

• El emisor del mensaje es real 
• Este NO puede negar que envió el mensaje 
• El mensaje no ha sido alterado desde su emisión 

Por lo tanto, todas las firmas digitales son electrónicas, pero no todas las firmas electrónicas son digitales. 

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5 beneficios de la firma digital para documentos 

Las firmas digitales aportan un gran número de ventajas y beneficios a las empresas, sobre todo a las PYMES. Algunos beneficios a resaltar son: 

• Máxima seguridad en los documentos: la firma electrónica cumple con altos estándares de seguridad estrictos, debido a que utilizan tecnologías avanzadas de encriptación de datos. 

• Acelera los procesos documentales: como es de saber, los procesos de acuerdos ineficientes conllevan retrasos, altos costos y malas experiencias al cliente. Al contar con el servicio de firmas electrónicas en documentos, se puede enviar y firmar todo de manera más segura desde cualquier lugar y dispositivo.

• Ahorro de dinero y disminución de papel: con el uso de tecnología de firma electrónica se reducen los costos y los empleados aumentan la productividad. Con la firma electrónica, los costos innecesarios se reducen hasta en un 27%.
• Se puede realizar desde cualquier lugar: las firmas digitales se pueden llevar a cabo desde aplicaciones móviles de alta seguridad diseñadas para los sistemas operativos Android, iOS y Windows. 
• Aumenta la competitividad: es una herramienta que facilita los procesos legales, lo que permite mantener la lealtad de los colaboradores y así poder brindar una excelente atención a los clientes. 

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Importancia de la firma electrónica en las empresas

La importancia de la firma electrónica o digital, es que brinda una solución tecnológica que ofrece seguridad y confianza en los documentos electrónicos. 

Ahora, más que nunca, somos conscientes de su importancia debido al elevado número de trámites que nos vemos obligados a realizar de forma remota como consecuencia del confinamiento y del estado de alarma.  

Es importante implementar una firma digital ya que se puede usar con cualquier tipo de mensaje, ya sea cifrado o no, simplemente para que quien lo reciba pueda estar seguro de la identidad del remitente y que el mensaje llegue intacto. 

Hoy en día la mayoría de los programas de correo electrónico modernos admiten el uso de firmas digitales y certificados digitales, aportando a que el tema de firmar cualquier correo electrónico saliente y validar los mensajes entrantes firmados digitalmente sean más fáciles de realizar.

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