Al momento de implementar un sistema de gestión documental en las empresas, es común que se tenga un poco de desconocimiento y falta de apoyo profesional, lo que ocasiona que se presenten 5 errores comunes en el proceso de la gestión documental. 

Hoy en día, muchas empresas han decidido hacer la migración de manejar los documentos en soporte físico a uno digital. Sin embargo, digitalizarse no es sinónimo de saber utilizar un dispositivo, ya que el gran problema reside en que no se hace el manejo adecuado de organización y clasificación. 

Errores comunes al implementar un sistema de gestión documental

Implementar un sistema de gestión documental no le garantiza a las empresas estar libradas de cometer errores, sin embargo, hacer un mal uso o no saber bien como es el manejo de estos software puede generar errores que a las empresas les puede salir muy caro. 

Asimismo, las empresas manejan un gran volumen de documentos los cuales contienen datos e información valiosa que se debe saber manejar oportunamente. 

A continuación presentamos los errores más comunes en este proceso de digitalización

• Guardar los documentos en la nube sin algún orden 

Guardar los documentos de una empresa en alguna nube sin tener un orden, es uno de los principales problemas en la gestión documental, ya que existen nubes que están pensadas para almacenar archivos más no para integrar, compartir o calcular datos automáticamente.

• Utilizar diferentes programas para el manejo de archivos

Tener la información de una compañía en múltiples programas, puede generar enredos al momento de buscar algún archivo y al mismo tiempo ir ocasionando pérdida de la misma. Lo recomendable es poder implementar un software que apoye todas las necesidades de la empresa. 

Te puede interesar leer Gestión documental en Colombia

1. No tener procesos planteados 

Los software sobre gestión documental son muy útiles para cualquier empresa, pero sin duda, es necesario implementar procesos para que todo funcione de la mejor manera y se pueda garantizar procesos efectivos y eficaces para el cumplimiento de los objetivos empresariales. 

• Destrucción de documentos

Otro grave error es la mala destrucción de la documentación empresarial. Es común, que en las empresas haya archivos con información muy valiosa o de alto grado de confidencialidad la cual merece un buen manejo de destrucción y eliminación. 

• Realización de copias o duplicados de seguridad

Se hace necesario establecer periódicamente la realización de copias de seguridad, ya que se tiene que pensar en los posibles robos de información o de algún ataque cibernético

También te puede interesar leer Tipos de negocios que necesitan un sistema de gestión documental 

¡Prueba ahora nuestro software de gestión documental!

Como hemos podido ver, encontrar un sistema de gestión documental que cumpla con todas las necesidades que tiene una empresa, no es tan sencillo. Sin embargo, en Skillnet contamos con una genial plataforma tecnológica llamada RINO la cual permite administrar, distribuir, consultar, preservar y disponer en formato digital de los documentos de cualquier organización en cualquier momento. 

¡Empecemos ahora!

¿Quieres conocer más de este servicio? Solo haz click aquí y te ayudaremos a tener mejor optimización en tus procesos. 

¿Qué te pareció este artículo? Si te gusto puedes darle like y síguenos en nuestras redes sociales Facebook, Instagram y Linkedin, así poder aprender y conocer las últimas tendencias tecnológicas.