Conocer los 5 riesgos para una empresa con mala gestión documental hará que los empresarios revisen sus estrategias internas y validen si se está haciendo un trabajo adecuado con la documentación y la información de los clientes en la empresa. 

Hoy en día son muchas las empresas que están empezando a desarrollar estrategias bajo una gestión  documental, sin embargo, existen algunas que no cuentan con la asesoría indicada y por ende corren altos riesgos con la data de la compañía. 

¿Qué es la gestión de documentos?

Para poder llegar a conocer que situaciones implican una mala gestión documental, es importante saber que la gestión documental es un proceso que consiste en la captura, almacenamiento, organización y recuperación de datos de cualquier organización. 

Por ende, cualquier tipo de entidad debería contar con un plan de desarrollo archivístico encaminado a regular la producción, uso y control de los documentos, esto, mediante software especializados que garanticen un tratamiento adecuado a toda la documentación existente en la compañía.  

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Una mala gestión documental no solo implica pérdida de tiempo, sino también pérdida de información 

Estudios han revelado que los trabajadores pierden hasta el 70% de su tiempo en la jornada laboral buscando documentos. Sin embargo, en algunas empresas no se tiene en cuenta esta pérdida, implementando recursos en otras áreas y dejando de lado la gestión documental. 

5 riesgos empresariales debido a una mala gestión documental 

Para ninguna empresa es un secreto que a partir de una buena organización y un buen control del  manejo de los documentos, se puede llegar a tener una eficacia mayor frente a compañías que no tienen establecidas estrategias documentales. 

A continuación se presentan algunos riesgos cuando la gestión documental es inadecuada: 

• Dificultad para encontrar información

Este es uno de los riesgos más frecuentes frente a una mala gestión documental, ya que alarga los procesos y los tiempos en la búsqueda de datos, información y documentos importantes. 

• Mayor carga laboral

Al existir una mala gestión documental, se presentará igualmente reprocesos internos disminuyendo la productividad empresarial. 

• Comunicación poco efectiva

Con la mala implementación de las plataformas para la gestión documental, vienen las fallas comunicacionales entre las personas que conforman las diferentes áreas de la empresa. 

• Pérdida de información

El extravío de los datos es un riesgo que se produce en las organizaciones que no poseen un sistema de gestión documental, evidenciando colapsos al momento de necesitarlos. 

• Inseguridad

No saber cómo archivar de manera correcta los documentos puede evidenciar información confidencial ocasionando problemas mayores. 

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La revolución del papel en la transformación digital de las empresas

Si aún no cuentas con un sistema de gestión documental en tu empresa, aquí podemos ayudarte a establecer estrategias a partir de nuestra plataforma tecnológica RINO, la cual cuenta con múltiples beneficios para hacer de tu empresa una organización más efectiva. 

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