La gestión documental es un tema que está en constante evolución gracias al aumento de información, nuevas tecnologías y sobre todo las diferentes solicitudes de los clientes; por ello, es importante conocer las tendencias actuales sobre gestión documental y así estar actualizando este proceso en las empresas.

Recientemente, se han venido desarrollando varias tendencias en torno a la gestión documental y muchas de ellas han llegado para quedarse. Algunas pueden ser nuevas y otras solamente se han venido actualizando para lograr mejorar cada proceso. 

Tendencias en la gestión documental para tu empresa 

La gestión documental ha evolucionado para este año, pues lo que antes se consideraba como un sustituto del papel, ahora es una de las principales tecnologías digitales que están impulsando el crecimiento y la eficiencia en las organizaciones. 

A continuación se presentan 4 grandes tendencias que veremos a lo largo de este año. 

• Integraciones de tecnología mucho más sencillo

Con el acelerado crecimiento y la llegada de nuevas tecnologías en las infraestructuras IT, se ha presentado un reto frente a la adaptabilidad de las mismas ya que muchos de estos sistemas IT pueden quedar obsoletos con el paso del tiempo. 

Por lo cual, ahora las empresas empezarán a invertir más en las soluciones informáticas que mejor se adapten a otros sistemas y de este modo, poder llegar a potencializar su valor y rendimiento en las empresas.

• La ciberseguridad será primordial 

Este nuevo año, la seguridad de los datos será lo más importante para las empresas ya que muchas de ellas están empezando en el proceso de digitalizar todos los documentos e información de clientes y de la compañía en sí.

Esto nace con el objetivo de no eliminar de manera definitiva el papel, sino también de poder tener un backup y de esta manera garantizar la seguridad de las comunicaciones, conexiones y procesos internos. 

Es importante poder mantener actualizados estos procesos para garantizar mejores resultados en el proceso

• Optimización de procesos

Actualmente las empresas, cuando implementan un sistema de gestión documental lo hacen con la finalidad no solo de organizar los documentos empresariales, sino también de poder automatizar procesos internos. 

Aunque muchas empresas ya lo están haciendo, a medida que llegan nuevas tecnologías IT sigue aumentando y se siguen desarrollando oportunidades de mejora en la automatización y buscar una mayor productividad a lo largo del tiempo. 

• La inteligencia artificial 

Con el gran aumento de datos, muchas veces se hace complicado codificar cada dato y estructurarlo de manera adecuada. Por lo cual, no es de extrañarse que a lo largo de este año se empiece a ver el uso de la inteligencia artificial en los sistemas de gestión documental. 

Con ella los sistemas podrán mejorar la captura de datos, el almacenamiento, la indexación y el análisis de los mismos. 

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¿Por qué es importante contar con un sistema documental?

La gestión documental se entiende al conjunto de tecnologías y técnicas para gestionar y centralizar los documentos de una organización mientras se accede a la información desde un solo lugar sin necesidad de tener mil programas y contraseñas diferentes para cada proceso. 

Gracias a la implementación de sistemas de gestión documental, las empresas pueden empezar a ser más eficientes en el uso de la información, reduciendo costos y así contar con la información oportuna, lo cual ayudará al incremento de la productividad interna. 

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