Conoce aquí qué tipos de negocios necesitan un sistema de gestión documental ya que actualmente las empresas manejan una gran cantidad de documentos e información con diferentes grados de confidencialidad, lo que implica poder contar con software de almacenamiento y gestión. 

Sin duda, muchas empresas tienen claros sus objetivos y necesidades frente a la gestión documental, pero por otro lado, hay algunas compañías que desconocen por completo el hecho de que necesitan un software para el manejo de documentos internos. Conoce aquí los tipos de negocios que deben contar con un sistema de gestión documental

tipos de negocios que deben contar con un gestor documental

La gestión documental es fundamental en este mundo actual donde está en constante transformación digital, ya que en los últimos años se ha visto cómo muchos documentos y procesos importantes empiezan a usarse solo en formatos electrónicos.  

Empresas que necesitan un proceso de gestión documental

• Empresas constructoras

Actualmente los contratistas generales o constructores de viviendas, se ocupan de todos los procesos de construcción, certificaciones, contratos, presupuestos entre otros temas, y esto los lleva a manejar y almacenar datos de cada actividad, haciendo necesario una plataforma para poder gestionar de manera más eficiente todo el repositorio documental.  

• Industrias de entretenimiento

En la industria de entretenimiento están los estudios de cine, música, canales de televisión, radio entre otras compañías que ocupan formatos de archivos que necesitan ser rastreados con precisión para fines legales y de ingreso. 

Entre esos fines pueden pasar por alto las ventajas de tener un repositorio en la nube y características de administración de documentos proporcionadas por un sistema de administración de documentos. 

• Instituciones educativas 

Las instituciones educativas son el tercer objetivo más frecuente de violaciones de datos por parte de piratas informáticos, justo después de los servicios de salud y financieros.

En 2017, se robaron más de 1.900 millones de registros en instituciones educativas, y el robo de identidad fue la razón principal de las violaciones en un 74%.

Soluciones acordes a tu empresa

Las soluciones de gestión documental electrónica basadas en la nube pueden ayudar a estas instituciones al proporcionar sólidos protocolos de seguridad, sistemas de seguimiento de documentos e incluso herramientas específicas como sistemas ópticos de reconocimiento de caracteres.

Beneficios de la gestión documental empresarial

Los documentos son el alma de cualquier negocio. Una organización que administra sus documentos de manera eficiente toma decisiones comerciales sensatas, reduce los costes e incrementa el valor de la entidad. 

Algunos beneficios que obtienen las empresas implementando estas plataformas son: 

• Flujos de trabajo optimizados 
• Espacios de almacenamiento reducidos 
• Seguridad mejorada en documentos 
• Mejor eficiencia y colaboración 

La seguridad es un aspecto cada vez más valorado por el mercado y los clientes, consumidores y proveedores esperan que sus datos personales y demás información sensible estén a buen recaudo en las compañías. Por eso en Skillnet, contamos con una plataforma tecnológica llamada RINO que está diseñada para mejorar y ayudar a empresas de cualquier tamaño a tener una mejor organización y así mismo poder generar un mejor rendimiento interno. 

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