La gestión documental en Colombia se ha venido desarrollando dentro de muchas compañías, gracias a sus principales funciones de poder mejorar la producción, administración, consulta y seguridad de la información interna.

Sin embargo, es importante que las empresas conozcan los puntos claves al momento de implementar un servicio de gestión documental. Uno de ellos, es tener en cuenta las normas fundamentales que hay en el país alrededor de este sistema. 

¿Qué es la gestión documental en Colombia?

En Colombia, la gestión documental está relacionada con un grupo de actividades administrativas y técnicas bajo la planificación, el manejo y la digitalización de los documentos producidos o recibidos en cualquier tipo de compañía. 

Aunque la gestión documental se ha venido aplicando desde hace un par de años, hoy en día ha evolucionado a plataformas tecnológicas las cuales permiten tener el poder sobre una gran cantidad de información a nivel digital, logrando tener acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar. 

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¿Qué normatividad rige la gestión documental? 

En Colombia, las empresas no solo deben estar pendientes a los decretos nacionales, sino que también deben tener en cuenta las leyes formuladas y a la normativa empleada por el Archivo General de la Nación. 

Por otro lado, el Archivo General de la Nación es la entidad encargada de establecer las normas a tener en cuenta para un correcto manejo y administración de la documentación tanto física como virtual.

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Dentro de la normatividad vigente para realizar el proceso de gestión documental en las empresas están: 

• Constitución Política de Colombia 

Por otro lado, dentro de ella encontramos los siguientes artículos: 

• Artículo 15: (…). En la recolección, tratamiento y circulación de datos respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
• Artículo 71: La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura (…).
• Artículo 74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. 

• Leyes 

Las leyes a las cuales las empresas se deben medir son: 

• Ley 23 de 1982. Por la cual se dictan normas en materia de ética. Artículos N°33,34 y 35. Regulan archivos de las historias clínicas.
• Ley 23 de 1982. Artículo 2. Sobre derechos de autor.
• Ley 23 de 1995. Artículo 37. Factura electrónica.
• Ley 190 de 1995. Por el cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Artículos 27 y 29. Faltas y delitos en archivos.

Dentro de ellos encontramos otros como:

• Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
• Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
• Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación.
• Ley 962 de 2005. Ley antitrámites.

• Normas éticas 

Sin embargo, en este marco se encuentran 3 normas generales las cuales hacen referencia al manejo de los documentos, estas son: 

• NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.
• NTC 4436: Información y documentación, papel para documentos de archivo, requisitos para la permanencia y durabilidad.
• NTC 5029: Norma sobre medición de archivo.

• Normas del Archivo General de la Nación 

Como ya hemos visto, el Archivo General de la Nación es la entidad máxima frente a los temas relacionados a la administración documental nacional. Esta se encarga de supervisar y establecer ciertos parámetros para la correcta gestión documental.

Algunos de ellos son:

• Normalización de formularios electrónicos: esto depende del análisis de los documentos existentes, con el fin de homogenizar el uso de los mismos. Lo anterior permite la creación de características estándar que facilite su identificación y tipología.
• Programa de documentos vitales o esenciales: engloba la revisión, identificación, evaluación y preservación de los documentos que, bajo los parámetros de las entidades y empresas, sean considerados como importantes.
• Programa de gestión de documentos electrónicos: su propósito se centra en la correcta administración y seguimiento de estrategias que gestionen el ciclo de vida de los documentos.

Llegado a este punto, podemos concluir que las normas establecidas para la gestión documental, involucran a entidades y clientes con la finalidad de tener procesos transparentes frente al manejo de información. 

Es importante resaltar, que el proceso de gestión documental se debe llevar a cabo por mano de expertos y de está manera no tener faltas o consecuencias graves con el tiempo. 

Para finalizar, si necesitas emplear una plataforma de sistema de gestión documental, en Skillnet podemos ayudarte. Solo debes ponerte en contacto con nosotros. 

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