¿Cómo digitalizar correctamente facturas empresariales?
La digitalización de facturas es un proceso que aporta grandes beneficios a las empresas ya que les permite contar con la información en un solo lugar y así ir disminuyendo el uso de papel. Sin embargo, es importante conocer cómo digitalizar correctamente facturas empresariales para evitar riesgos o pérdidas de los mismos.
Esto es, un proceso importante en la estrategia de transformación digital y ahorro de costes de las empresas. Lograr pasar los documentos de papel a formato digital, es algo que puede lograrse de manera correcta con un sistema de gestión documental.
¿Qué es la digitalización de facturas empresariales?
La digitalización de facturas es el procedimiento mediante el cual se pasa de un formato físico a otro digital y legal. La regulación de los documentos digitales, se rige bajo ciertas normas en cada país.
Sin embargo, en la mayoría de los países se permiten las copias digitales de facturas emitidas en papel, siempre y cuando cumplan con requisitos básicos como: autenticidad de origen, integridad de contenido, legibilidad y accesibilidad.
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Todo esto, se puede realizar con software especializados en gestión documental, los cuales permiten transformar documentos físicos en digital, recuperar, almacenar, gestionar y distribuir.
¿Cómo realizar la digitalización de facturas?
Para realizar una digitalización de facturas exitosa, es importante poder contar con expertos en el tema o con plataformas que ofrezcan estos servicios de manera segura y sencilla.
4 pasos para digitalizar facturas
El proceso de digitalización es muy sencillo, solo se debe tener en cuenta estos pasos:
- La empresa recibe las facturas de los proveedores por medio de correo electrónico, correo postal o electrónicamente.
- Los datos como nombre del proveedor, número de factura, fecha, número de orden de compra y otros, se capturan mediante tecnología OCR.
- Una vez se tengan los datos, se validan en la plataforma o software.
- Para finalizar, la factura se envía para aprobación y pago
De esta manera, ambas partes van a ahorrar dinero y tiempo. Sin duda, contar con el software adecuado en las empresas va a ayudar significativamente en todos los procesos internos.
Beneficios de la digitalización de facturas
Los 3 principales beneficios de este proceso para las empresas son:
- Aumento de productividad ya que se evita la movilización del personal.m
- Ahorro de tiempo gracias a la gestión rápida y eficiente. Disminuyendo las demoras en el envío de documentos.
- Mejor organización y disponibilidad de los datos para ser consultados siempre que se necesite.
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Si aún no cuentas en tu empresa con un software de gestión documental, en Skillnet podemos ayudarte a implementar una plataforma que te ayude en la digitalización, aprobación y envío de facturas.
Con la digitalización y automatización de RINO su empresa podrá ahorrar tiempo, dinero y espacio. ¿Qué espera para comenzar a implementarla en su organización?
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