El proceso de digitalización de documentos es el encargado de pasar documentos físicos a un formato digital. Actualmente, es una herramienta muy útil para las empresas que tienen gran porcentaje de archivos físicos, ya que estos ocupan gran espacio y al mismo tiempo dificultan la búsqueda de los mismos. 

La digitalización de documentos ofrece múltiples ventajas a las empresas en cuanto a la conservación, protección y control de archivos. Este proceso se caracteriza por ser organizado y sistemático con la finalidad de poder ofrecerle a las empresas una actualización en los procesos y una mejora continua internamente.  

¿Por qué es importante el proceso de digitalización de documentos en las empresas?

Con el gran avance que ha presentado la tecnología, muchas empresas se han visto en la necesidad de empezar a incluir herramientas digitales en algunos procesos internos, buscando ahorrar más tiempo y dinero.

Una ventaja importante que ofrecen estas herramientas es poder dar respuesta a los usuarios de una forma más rápida y precisa ya que permite al personal autorizado encontrar los documentos y procesos más fácilmente.

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Formas de digitalizar información

Al momento de comenzar con el proceso de digitalización es importante conocer con qué finalidad se va a implementar en la empresa y de ahí optar por la mejor opción. Entre ellas se encuentran 4 opciones: 

• Software de digitalización 
• Empresa especializada en digitalizar
• Gestor documental centrado en la digitalización
• Gestor documental general 

Una vez elegida la opción acorde a los objetivos y necesidades de la empresa, es vital estructurar la información, es decir, conocer qué carpetas se crearán, qué documentos irán dentro de cada una entre otras cosas. 

3 motivos para empezar un proceso de digitalización

Más allá del ahorro de espacio y de dinero, existen otros factores que pueden llevar a las compañías a empezar con este proceso, entre ellos: 

1. Seguridad: Tener los documentos en digital proporciona mayor seguridad ya que están bajo diferentes contraseñas y restricciones de usuarios. 
2. Cuidado al medio ambiente: Además de minimizar la tala de árboles, con este proceso se reduce significativamente tintas, fotocopias etc. 
3. Pérdida de datos: Con el paso del tiempo, es inevitable que los documentos físicos se deterioren, pierdan o se borre información importante.

Para sacarle el mayor provecho y optimización al proceso de digitalización es recomendable contar con gestores documentales certificados en el tema y así obtener mejores resultados en la empresa. Para conocer más sobre estos servicios puede ingresar y conocer nuestra plataforma de RINO la cual ofrece un sinfín de posibilidades de hacer crecer tu empresa. 

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