Importancia de un sistema de gestión documental
Un sistema de gestión documental soluciona los problemas que se pueden presentar dentro de una organización, en relación al manejo y producción de la documentación. Los sistemas de gestión digital se han popularizado en las entidades públicas gracias a la normatividad actual, y es así como las empresas privadas han empezado a implementarlo en sus compañías. En el siguiente artículo te contaremos la importancia de un sistema de gestión documental en tu empresa.
¿Qué permite RINO- PQRSD?
Un sistema de gestión documental soluciona las necesidades y los baches en cuanto al manejo de la información de una empresa, con el fin de determinar los pasos a seguir para mantener el control automatizado de la misma.
Definición de un sistema de gestión documental
Como lo mencionamos en el artículo anterior, un sistema de gestión documental está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una empresa. De esta manera se organizan los documentos en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla. Además, con RINO la herramienta de gestión documental de Skillnet también permite recepcionar de una manera eficiente y efectiva los PQRSD de las empresas.
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¿Qué beneficios trae para tu empresa?
La necesidad de organizar la información y gestionar los PQRSD son un factor primordial para el éxito de las empresas y por esa razón, la gestión documental de manera física está pasando a un segundo plano. ¿Cuál es la importancia de un sistema de gestión documental en tu empresa?
- Digitalización de documentos
RINO hace una transformación de todos los documentos en papel de la empresa. Con esta herramienta los documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización central.
- Localización central
Un sistema de gestión documental como RINO almacena y organiza toda la información de la empresa en una ubicación central, para así organizarla en un solo lugar y optimizar los tiempos de trabajo de los colaboradores de la organización.
- Mejorar el flujo de trabajo
Un sistema de gestión documental convierte los flujos de trabajo de los colaboradores de la organización en procesos más eficientes y productivos. En el caso de la recepción de PQRSD, permitirá realizar un seguimiento a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias de los clientes. Además, permite seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo a la organización.
- Seguridad de la información
RINO establece copias digitales de los documentos, garantizando la seguridad de los mismos. De esta forma, las empresas que cuentan con RINO trabajan con la certeza de que toda su información está segura ubicada en un mismo sistema que incluye la recuperación de datos en caso de desastre.
Ten en cuenta, los documentos y la información son la columna vertebral de toda empresa, si deseas una mejoría y un desarrollo garantizado, préstale atención a la manera en la que administras tus datos.
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