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Gestión documental

¿Qué es un sistema de gestión documental digital?

Un sistema de gestión documental es una herramienta cada vez más importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan falencias. Conoce qué es un sistema de gestión documental digital y cómo esta es una herramienta imprescindible para las empresas en la actualidad.

Un sistema de gestión documental digital asegura una información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial. Además, dicho sistema de gestión documental digital garantiza las características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información, que a su vez permiten la conformación y administración de los expedientes electrónicos.

¿Qué es la gestión documental digital? 

Un sistema de gestión documental digital, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una empresa. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.

En la actualidad existe una necesidad de recepcionar de manera más eficiente los PQRSD  y una forma de hacerlo es por medio de RINO-PQRSD, el cual es un módulo de recepción y gestión de las peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, demandas y felicitaciones.

Conoce más acerca de RINO aquí. 

¿Qué es un Sistema de PQRSD? 

rino

Dentro del Sistema de Gestión Documental de RINO se encuentra RINO- PQRSD, el Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos,  Sugerencias y Denuncias, la cual es una herramienta que permite a las empresas conocer las inquietudes que tienen sus grupos de interés para que tener la oportunidad de mejorar servicio y seguir en el camino hacia la excelencia operativa. ¿Sabes qué significa cada una? A continuación te lo explicamos.

  • PETICIÓN: Es una actuación por medio de la cual el usuario, de manera respetuosa, solicita a la empresa cualquier información relacionada con la prestación del servicio. 
  • QUEJA: Es la expresión o manifestación que le hace el usuario a la empresa por la inconformidad que le generó la prestación del servicio. 
  • RECLAMO: Es la oposición o contrariedad presentada por el usuario, con el objeto de que la empresa revise y evalúe una actuación relacionada con la prestación del servicio en términos económicos.
  • SUGERENCIA: Es una propuesta presentada por un usuario para incidir en el mejoramiento de un proceso de la empresa cuyo objeto está relacionado con la prestación del servicio. 
  • DENUNCIA: Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigación archivística, disciplinaria, fiscal, administrativa sancionatoria, ético profesional y/o penal.

Beneficios de contar con el Sistema PQRSD de RINO:

  • Prestar un mejor servicio a los clientes por medio de la automatización de procesos.
  • Seguimiento eficiente a cada PQRSD recibida.
  • Generación de reportes en tiempo real frente a la gestión realizada a las PQRSD.
  • Unificación de canales de atención de servicios para los ciudadanos, clientes y proveedores.
  • Mejora la imagen de tu empresa al ofrecer sistemas avanzados vía internet.
  • Permite a tu empresa tener un mejor canal de comunicación con los clientes.
  • Reduce los tiempos de trabajo de los funcionarios de tu empresa.

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