Los 7 procesos de la Gestión Documental en una empresa

Conocer los 7 procesos de la gestión documental en una empresa, permite saber el correcto funcionamiento y las buenas prácticas para lograr optimizar procesos internos y poder cumplir con los objetivos planteados dentro de cada 

Sin duda, un buen sistema de gestión documental debe garantizar el control de una información eficiente, organizada y que logre cumplir con la optimización de tiempo a la hora de buscar o desarrollar algún proceso con los documentos. 

¿Qué es el proceso de gestión documental?

Los procesos de gestión documental hacen referencia al conjunto de operaciones y técnicas óptimas para administrar el flujo de documentos externos e internos, los cuales forman parte de todos los procesos de negocio en una empresa. 

Actualmente, existen software de gestión documental actualizados que permiten manejar archivos documentales en formato de audio, multimedia, entre otros, de manera que se pueda reducir significativamente el formato de papel y así dar paso a los archivos de documentos en una localización centralizada, fácil y de rápido acceso. 

Procesos para la gestión documental

Un buen sistema de gestión documental es el conjunto de elementos y de relaciones diseñado especialmente para cumplir con un objetivo. El cumplimiento y correcto desarrollo de este proceso, depende mucho de la buena gestión en los siguientes pasos: 

• Registro documental

El registro documental tiene como objetivo dejar constancia de que un documento ha sido creado o recibido. Esto se certifica bajo un identificador único que cuenta con una breve descripción para que posteriormente facilite su búsqueda. 

• Incorporación adecuada de documentos 

La incorporación de documentos, es un proceso de gestión documental que se debe realizar de manera adecuada, ya que se debe tener en cuenta el momento en que entra un documento a formar parte del sistema y así poder tener claro su clasificación y captura de data. 

• Clasificación de documentos

La clasificación son las acciones técnicas y administrativas que permiten agrupar todos los documentos de manera jerárquica sin importar sus características de origen o destino. 

• Almacenamiento de información

Este proceso tiene como finalidad lograr mantener y preservar todos los documentos, de manera que se pueda asegurar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad durante el tiempo necesario. Para ello es clave, poder contar con las condiciones y manipulación correcta para evitar pérdida de la misma. 

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• Acceso a la documentación

Es importante establecer a quién se le permite llevar a cabo cualquier operación relacionada a los documentos como: la creación, modificación, consulta etc. 

• Trazabilidad de documentos

La trazabilidad es el proceso que garantiza que solo los usuarios con los permisos adecuados, puedan realizar las tareas para las que han sido autorizados. De este modo, solo una persona tiene acceso a cierto proceso y se evita la duplicación o pérdida de información. 

• Disposición documental

Es importante establecer los tiempos de preservación de la información para luego poder proceder con la correcta eliminación, conservación permanente o transferencia a otros sistemas archivísticos. 

La importancia de la normalización en la gestión documental empresarial

La estandarización de la gestión documental ayuda a las organizaciones a tener sistemas de gestión de la información más eficientes y eficaces. Estos estándares también son herramientas invaluables para la gestión de riesgos, la auditoría de la información y el análisis de procesos, aspectos que se pueden mejorar desde la gestión documental en cualquier organización pública o privada. 

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