¿Cómo implementar un sistema de gestión documental?

El sistema de gestión documental es un proceso que sin duda es aplicable a cualquier sector y resulta de gran ayuda en compañías con alto flujo de procesos y documentos digitales. De tal manera que si aún no sabes cómo implementar un sistema de gestión documental, te invitamos a que sigas leyendo para que conozcas algunos aspectos importantes. 

El sistema de gestión documental en tu empresa

El sistema de gestión se apoya de herramientas informáticas que ayudan a la digitalización de documentos, generar mayor eficacia y rentabilidad al poder disminuir el uso y almacenamiento de solicitudes en papel.

La importancia del sistema de gestión documental

Una de las características más importantes de los sistemas de gestión es la indexación de documentos y el almacenamiento de metadatos. 

Es importante llevar a cabo una buena implementación del sistema de gestión documental para que la empresa pueda lograr los objetivos propuestos.  

4 pasos importantes al momento de la implementación:

• Del papel a lo digital: Es uno de los pasos más importantes y de los que mayor tiempo puede llegar a demandar, pero sin duda con la digitalización de los documentos será mucho más fácil los otros procesos. 
• Almacenamiento de documentos: Este proceso se lleva a cabo en un sistema conocido como la localización central, la cual será la base para gestores o empleados encargados de necesitar algún documento. 
• Accesos a la nube: En este caso el sistema es personalizado para cada compañía, sin ningún proceso tedioso, pues es asignado un usuario y una contraseña el cual puede compartir sin problema y aún así seguir protegiendo contenido confidencial. 
• Seguridad del sistema: Uno de los mejores aspectos de contar con el sistema de gestión, es que se elimina la posibilidad de pérdida o robo de información ya que el sistema es capaz de crear copias de seguridad capaces de restaurar en cualquier momento.

Teniendo en cuenta los pasos anteriores y una buena asesoría para la correcta ejecución del sistema de gestión documental, tu empresa y todos los datos de procesos importantes estarán a solo un clic de poder consultarlos. 

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