Tipos de digitalización de documentos
El mundo digital cada día toma más fuerza y las empresas no se quedan atrás, pues actualmente han tenido que emigrar muchos de sus procesos internos con ayuda de la tecnología. Para muchas compañías lo más importante son los datos que en ellos se encuentran, es por eso, que es valioso conocer los diferentes tipos de digitalización de documentos a los cuales pueden acceder según las necesidad y objetivos.
¿Qué es la digitalización de documentos?
Es un servicio que permite a las empresas transformar los documentos físicos a digitales obteniendo mayor nitidez, seguridad y sobre todo una fácil consulta en cualquier momento. Al implementar este proceso, inmediatamente se empiezan a reducir costes en todo los ámbitos y a reducir significativamente el uso de papel.
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Tipos de digitalización de documentos para empresas
Antes de empezar, es importante plantear y conocer qué variable se quiere cumplir o con qué beneficio se busca implementar este servicio.
Como segundo paso, es necesario determinar el tipo de archivo que se quiere digitalizar, ya que a partir de ahí cambia la metodología del proceso. Para ello es importante tener en cuenta estos dos tipos de archivos:
- Los históricos o de concentración
- Los de trámite u operativo
Por otro lado, los documentos también se pueden clasificar según el objetivo que tiene la empresa, por ejemplo:
- Para liberar espacio de papeles físicos en la empresa
- Como respaldo de información importante
- Para transformar archivos a procesos digitales
Diferencia entre el escaneo de documentos y la digitalización
Muchas personas que no son expertas en este tema, pueden llegar a confundir estos dos términos los cuales claramente tienen una diferencia que a continuación mencionaremos.
- El escaneo de documentos: Es el proceso por el cual se pasan documentos físicos a documentos digitales, los cuales se guardan con un nombre de identificación.
- La digitalización de documentos: Es un proceso, que al igual que el escaneo pasa documentos que están en papel a documentos digitales, con la diferencia que esta tiene un desarrollo de estructura, objetivos y plataformas aptas para la archivación de datos.
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