La firma electrónica es la forma digital de la firma común en papel y representa la voluntad de una persona de aceptar, aprobar o rechazar el contenido del documento, que es estos caso sería en formato digital. 

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es una técnica matemática utilizada para validar la autenticidad e integridad de un mensaje, software o documento digital. 

La firma digital, a diferencia de la firma tradicional, no es un nombre sino que consta de dos claves o secuencias de caracteres separadas con el fin de aplicar mecanismos criptográficos al contenido del documento y demostrar al receptor que: 

• El emisor del mensaje es real 
• Este NO puede negar que envió el mensaje 
• El mensaje no ha sido alterado desde su emisión 

Por lo tanto, todas las firmas digitales son electrónicas, pero no todas las firmas electrónicas son digitales. 

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5 beneficios de la firma digital para documentos 

Las firmas digitales aportan un gran número de ventajas y beneficios a las empresas, sobre todo a las PYMES. Algunos beneficios a resaltar son: 

• Máxima seguridad en los documentos: la firma electrónica cumple con altos estándares de seguridad estrictos, debido a que utilizan tecnologías avanzadas de encriptación de datos. 

• Acelera los procesos documentales: como es de saber, los procesos de acuerdos ineficientes conllevan retrasos, altos costos y malas experiencias al cliente. Al contar con el servicio de firmas electrónicas en documentos, se puede enviar y firmar todo de manera más segura desde cualquier lugar y dispositivo.

• Ahorro de dinero y disminución de papel: con el uso de tecnología de firma electrónica se reducen los costos y los empleados aumentan la productividad. Con la firma electrónica, los costos innecesarios se reducen hasta en un 27%.
• Se puede realizar desde cualquier lugar: las firmas digitales se pueden llevar a cabo desde aplicaciones móviles de alta seguridad diseñadas para los sistemas operativos Android, iOS y Windows. 
• Aumenta la competitividad: es una herramienta que facilita los procesos legales, lo que permite mantener la lealtad de los colaboradores y así poder brindar una excelente atención a los clientes. 

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Importancia de la firma electrónica en las empresas

La importancia de la firma electrónica o digital, es que brinda una solución tecnológica que ofrece seguridad y confianza en los documentos electrónicos. 

Ahora, más que nunca, somos conscientes de su importancia debido al elevado número de trámites que nos vemos obligados a realizar de forma remota como consecuencia del confinamiento y del estado de alarma.  

Es importante implementar una firma digital ya que se puede usar con cualquier tipo de mensaje, ya sea cifrado o no, simplemente para que quien lo reciba pueda estar seguro de la identidad del remitente y que el mensaje llegue intacto. 

Hoy en día la mayoría de los programas de correo electrónico modernos admiten el uso de firmas digitales y certificados digitales, aportando a que el tema de firmar cualquier correo electrónico saliente y validar los mensajes entrantes firmados digitalmente sean más fáciles de realizar.

¡Obtén el software de firmas digitales con nosotros! 

Solo haz click aquí y te ayudaremos a implementar la firma digital en los procesos de tu compañía. 

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¿Por qué es importante la gestión documental en una empresa?

Como ya lo hemos venido hablando en otros artículos, los sistemas de gestión documental en una organización son importantes porque se encargan de los procesos de revisión, agrupación, organización y administración de documentos digitales, enfocados siempre en búsqueda de la eficiencia de la compañía en costos y tiempos. 

Aporta beneficios a tu compañía con los sistemas de gestión documental

Cuando una compañía ha implementado estos sistemas, automáticamente otorgará los beneficios de optimización y automatización a los documentos digitales. Aunque aparentemente parece una actividad sencilla, exige tiempo y organización.

Por eso hoy queremos enseñarte 5 estrategias para que sean implementadas en tu empresa y puedas sacar el mejor provecho a la gestión de documentos. 

Estrategias de gestión documental

• La utilidad de los documentos digitales: En el interior de las empresas es muy común tener acumulación de documentos que ya no son importantes o han vencido. Es por ello, que la revisión y eliminación de los mismos, garantiza establecer prioridades y tener una mayor eficacia de administración a largo plazo.
• Proceso de digitalización: Al momento de actualizar los formatos de documentos de manera digital , consigues liberar espacio, tener una mejor administración y mejorar la eficacia de productividad de la compañía.
• Centralización de los documentos: Es importante establecer el mejor espacio para los documentos de tu empresa, de esta manera podrás tener mejor tratamiento de la información.
• Clasificación de los documentos: Esta es una de las estrategias más importantes de la gestión de documentos, pues le brinda al trabajador información más organizada y de esta manera entender mejor los procesos. 
• Uso de metadatos: Ayudan a ir más allá de la información creando espacios de estandarización de archivos. Los metadatos ayudan a gestionar la optimización de la gestión documental agilizando los procesos de búsqueda. 

Somos conscientes de que todas las empresas que apuntan a mejorar el rendimiento de sus procesos internos, hacen uso de los sistemas de gestión documental. 

Por ello, si tu empresa aún no cuenta con un sistema de gestión documental, en Skillnet podemos ayudarte. Haz clic aquí y contáctanos. 

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